Baza kursantów w OSK to nie książka telefoniczna. To karty z godzinami, etapem kursu, kategorią i numerem PKK — w jednym miejscu, z którego biuro i instruktor widzą to samo. Jeśli te dane żyją w Excelu, w zeszycie i w wiadomościach, codziennie ktoś szuka „ile Annę jeszcze zostało”.
Dlaczego baza kursantów się rozjeżdża
W małym ośrodku wystarczy lista w arkuszu. Problem zaczyna się, gdy jednocześnie rośnie liczba aktywnych kursantów, zmian terminów i pytań o godziny. Wtedy jedna osoba ma „świeżą” wersję pliku, a instruktor w aucie — wczorajszą notatkę.
Typowe objawy bałaganu w bazie:
- Godziny jazd są w grafiku, a suma do egzaminu w innym arkuszu
- Etap kursu (teoria, jazdy, egzamin) nie jest jasny dla biura
- Numer PKK leży w mailu albo na skanie, nie przy karcie
- Instruktor dopytuje o postęp, bo nie ma dostępu do aktualnych danych
- Absolwenci mieszają się z aktywnymi kursantami na jednej liście
Co powinna zawierać karta kursanta
Karta ma służyć codziennej pracy, nie archiwum WORD. W praktyce biuro i instruktor potrzebują:
- Danych kontaktowych i kategorii
- Licznika godzin (wykonane / pozostałe)
- Etapu kursu — na jakim etapie jest kursant
- Numeru PKK jako pola przy karcie (nie osobnego „modułu PKK”)
- Powiązania z grafikem jazd i statusem wpłat
W zarządzaniu kursantami w mojeosk te rzeczy siedzą przy jednej karcie. Nie trzeba sklejać trzech plików, żeby odpowiedzieć na telefon.
Godziny i etap — bez ręcznego sumowania
Najczęstszy błąd: godziny liczy się „na oko” albo z notatek instruktora na koniec tygodnia. Potem kursant słyszy jedną liczbę, a w arkuszu jest inna.
Gdy jazda trafia do grafiku jazd, postęp na karcie aktualizuje się razem z planem. Biuro widzi etap. Instruktor wie, czy to jazda „na godziny”, czy już dojazd do egzaminu.
PKK jako pole, nie osobny system
Numer PKK trzeba mieć pod ręką przy zapisie, egzaminie i kontakcie z kursantem. W mojeosk to pole na karcie — nie osobna aplikacja do PKK i nie obietnica integracji z zewnętrznymi rejestrami, której produkt nie ma.
Wystarczy, że numer jest przy osobie, a nie w skrzynce mailowej biura.
Role: kto co widzi
System działa w przeglądarce i jako PWA. Są trzy role: administrator, instruktor i kursant. Administrator prowadzi bazę i grafik. Instruktor widzi kursantów, z którymi jeździ. Kursant w panelu kursanta sprawdza swój plan i może złożyć rezerwację do akceptacji.
Jak uporządkować bazę bez paraliżu
Nie przenoście całego archiwum z 2018 roku. Na start:
- Aktywni kursanci (bieżący kurs)
- Godziny, które jeszcze mają znaczenie do egzaminu
- Numery PKK, które i tak macie na biurku
- Otwarte raty — jeśli trzymacie je przy osobie
Resztę dopiszecie przy realnej pracy. Na prezentacji pokazujemy, jak wygląda karta na Waszym scenariuszu — Umów prezentację.
Podsumowanie
Uporządkowana baza kursantów to jedna karta: godziny, etap, PKK, kontakt z grafikem i ewidencją wpłat. Excel i Messenger zostawiają dziury, które widać dopiero przy telefonie od kursanta.
Zobacz zarządzanie kursantami albo czytaj dalej o ewidencji rat i zaległości.